Pénzkezelési szabályzat
| Szervezeti és működési szabályzat |
|---|
|
A pénzkezelés csatornái
A Wikimédia Magyarország Egyesület (továbbiakban Egyesület) pénzügyeit a következő csatornákon keresztül kezeli:
- a CIB Banknál vezetett 10700536-4841990 bankszámlákon keresztül;
- a PayPal info@wikimedia.hu azonosítójú felhasználói fiókon keresztül;
- a házipénztáron keresztül.
Bankszámlára vonatkozó szabályok
Az Egyesület működése során törekedni kell arra, hogy a pénzmozgások a házipénztár elkerülésével menjenek végbe. A bankszámla terhelése az Egyesület alapszabálya által meghatározott módon történhet. Az Egyesület költségvetésében meghatározott költségek kiegyenlítésén túl bankon keresztül történő számlakiegyenlítés csak az adott költség elnökség által való jóváhagyása után történhet. A likviditást biztosító pénzeszközök az elnökség döntése alapján csakis minimális kockázatú befektetésekbe kerülhet a hatályos jogszabályoknak és az alapszabálynak megfelelő módon. A befektetett összeg mértéke, futamideje és formája eseti döntés, mely a befektetési időszakot érintő likviditás biztosításával történhet. Készpénz felvétele a költségvetésben meghatározott költségek készpénzben történő kiegyenlítése erejéig szabadon történhet. Az ezen felüli pénzfelvételhez az elnökség elfogadó döntésére van szükség.
PayPalre vonatkozó szabályok
Az Egyesület Paypal-fiókja adományok fogadását, és PayPal-fizetést lehetővé tevő szolgáltatón keresztül történő termék vagy szolgáltatás vásárlását szolgálja. A PayPalen keresztül történő tranzakciókat bankon keresztül történő tranzakciókhoz hasonlóan kell kezelni. A PayPalen keresztül végbemenő tranzakciók történetét egy külön dokumentumban szükséges tárolni, s azt nyomtatott formában két elnökségi tag által ellenjegyezve a könyvelés számára át kell adni. A PayPal-számla terheléséről a költségvetés által tartalmazott tételeken túl az elnökség dönt. A PayPal-számla és bankszámla közötti átvezetésről az elnökség eseti jelleggel dönt, figyelembe véve az árfolyamok változásából adódó kockázatokat.
Házipénztárra vonatkozó szabályok
A házipénztárban csak az elszámolási betétszámlát vezető banknál felvett és a készpénzben befizetett összegeket lehet kezelni.
A házipénztárban idegen – más szervezetek és személyek – pénzét vagy értékét az Egyesület elnökségének külön engedélyével szabad csak tárolni. Az idegen pénzt és értékeket elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani.
A pénztárzárlat után a házipénztár készpénzállománya nem haladhatja meg a 100 000 Ft-ot. Az ezen felüli összeget be kell fizetni az elszámolási betétszámlára.
A pénzkezeléssel kapcsolatos feladatok
Az Egyesület közgyűlése a pénztárosi teendők ellátásával arra alkalmas, büntetlen előéletű személyt köteles megbízni. Nem lehet a pénztáros, olyan személy, aki a pénztárosi pozícióval összeférhetetlen.
Fenti feltételek fennállása esetén ez a személy az Egyesület gazdasági alelnöke.
Az Egyesület házipénztárát a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli. Ezt a tényt a pénztárossal pozíciónak elfoglalásakor, írásban nyilatkozattal kell elismertetni. A pénztáros fő feladata a pénztárban tartott készpénz előírás szerinti kezelése és megőrzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése. A pénztáros megbízható még egyéb értékek (pl. bélyegek, értékjelzéssel ellátott nyomtatványok stb.), továbbá a szigorú számadású nyomtatványok kezelésével és megőrzésével is. Ez utóbbi esetben azonban a pénztáros nem bízható meg a szigorú számadású nyomtatványok érvényesítésével.
Az Egyesület közgyűlése vagy az Egyesület elnöksége a pénztárost – a felsorolt teendőkön kívül – egyéb feladatokkal is megbízhatja, kivéve a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen munkaköröket.
A pénztáros az utalványozóval és a pénztári ellenőrrel azonos személy nem lehet, a pénztári ellenőrzés feladatát az utalványozó is elláthatja.
Két vagy több személy egy időpontban közösen ugyanazt a pénztárt még kivételesen – kisegítésképpen – sem kezelheti. A pénztári ellenőr feladata a bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése, valamint a pénztárjelentés helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének, egyezőségének ellenőrzése. A pénztári ellenőr csak büntetlen előéletű személy lehet. Ellenőrzés során ellenőrizni kell, hogy a pénztárjelentésben szereplő adatok megegyeznek-e az alapbizonylaton kiállított adatokkal.
A pénztári számadások, valamint a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése utólagos.
A pénztári ellenőr feladatait – egyéb feladatai mellett – az Egyesület elnöke vagy ügyvezető alelnöke, látja el.
Utalványozás
Utalványozási joggal az Egyesület elnöke és ügyvezető alelnöke rendelkezik.
Utalványozási joggal az Egyesület elnöksége ruházhat fel egyes egyesületi tagokat.
A házipénztár működése, pénzmegőrzés és -tárolás
A házipénztárnak külön helyiséget csak jelentős, és különösen nagy értékforgalom esetében kell biztosítani.
Amennyiben a házipénztárkeret és a -forgalom nem jelentős, úgy helyiségrészt kell biztosítani.
A házipénztár pénzkészletét tűzbiztos lemezszekrényben kell tárolni és megőrizni.
A lemezszekrény kulcsát a pénztáros kezeli.
A pénztári (lemezszekrény) kulcsok másodpéldányát az Egyesület elnöke, az eredeti kulcskezelők által lepecsételt és aláírt zárt borítékban köteles biztonságosan megőrizni.
Tilos a lemezszekrény eredeti és másolati kulcsát olyan helyen tartani, hogy az illetéktelen személy kezébe kerülhessen. Amennyiben a pénztáros betegség, vagy bármely más ok miatt feladatát nem képes ellátni, köteles a pénztári kulcsokat lezárt borítékban az ügyvezető alelnökhöz eljuttatni.
Ilyen esetben az ügyvezető alelnök a pénz számbavétele és esetleges átadása iránt intézkedni köteles. A házipénztár átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni.
A pénztári kulcsokról a gazdasági alelnöknek olyan nyilvántartást kell vezetnie, melyből bármikor megállapítható, hogy a kulcsok mikor, milyen alkalommal, meddig és kinél voltak.
A kulcsok átvételét az átvevő aláírásával igazolja.
Ha pénztári kulcs eltörik, vagy elveszik, azt a pénztáros köteles haladéktalanul jelenteni az elnöknek, aki a szükséges intézkedést megteszi.
A pénzszállítás szabályai és egyéb rendelkezések
A pénznek a kifizetőhelyre történő szállításánál a következő szabályokat kell alkalmazni:
- 100 000 Ft-ig 1 fő
- 100 000–500 000 Ft-ig 2 fő
- 500 000–1 000 000 Ft-ig 3 fő
- 1 000 000 Ft felett csak gépkocsival szabad pénzt szállítani.
A készpénz felvételével és szállításával megbízott személyek felelősek az általuk átvett készpénzért. A pénz felvételével és szállításával megbízott személyek felelőssége addig tart, amíg a pénzt a házipénztárban át nem adták és ott el nem helyezték.
A házipénztárral kapcsolatos nyilvántartásokra és bizonylatolásokra vonatkozó szabályokat az 1. számú melléklet tartalmazza.
Budapest, 2009. február 23.
Az Egyesület elnöksége
1. számú melléklet
A pénztári nyilvántartás vezetése
A pénztárosnak minden befizetést és kifizetést a pénztárjelentésbe kell feljegyeznie. A pénztári nyilvántartás céljára szabvány nyomtatványt kell alkalmazni és a használatba vett tömböket a főkönyvelővel, vagy annak megbízottjával hitelesíttetni kell.
Tételes pénztárzárást havonta egy alkalommal kell végezni.
Pénztárzáráskor meg kell állapítani a pénztárban lévő készpénzállományt és címletenkénti bontásban rögzíteni kell a záró pénzkészletet.
A pénztárosnak a záró pénzkészlet helyességét aláírásával igazolnia kell a pénztárjelentésen, melynek tényét a pénztári ellenőr ugyancsak aláírásával köteles igazolni. Az üresen maradt sorokat a pénztárjelentésen át kell húzni. Ha a záró pénzkészlet egyeztetésekor eltérés mutatkozik, még a pénztárzárás során fel kell deríteni annak okát, és még aznap rendezni kell. Amennyiben hiány mutatkozik, a pénztárosnak azt be kell fizetnie, amennyiben pedig többlet, akkor azt be kell vételezni.
Mindkét esetben jegyzőkönyvet kell felvenni.
A bevételek és kiadások bizonylatolása
A befizetésekről és kifizetésekről szabvány bizonylatot kell kiállítani. A bizonylattömbök szigorú számadású nyomtatványok, tehát ennek megfelelően kell nyilvántartani. A bizonylatok felhasználásának ellenőrzése érdekében csak folyamatos sorszámmal ellátott bizonylattömböket szabad felhasználásra kiadni.
A pénztáros a be- és kifizetések sorrendjében éves sorszámmal köteles a bizonylatokat ellátni. Ezt a számot kell a pénztárjelentésben szerepeltetni.
A kiadási bizonylatot minden esetben a pénztárosnak alá kell tudnia támasztania az utalványozó által kiállított alapbizonylattal. Kifizetésre utalványozás nélküli összeg nem kerülhet.
A pénztárbizonylatokat értelemszerűen, tintával kell kitölteni, (számmal és betűvel is kiírni az összeget) az üres sorokat kihúzni. Egy bizonylatra csak annyi tétel kerülhet, ahány sor azon szerepel. Ha több tétel kerül kifizetésre az alapbizonylatokat összesíteni kell.
Pénztárbizonylaton a mellékletek számát minden esetben fel kell tüntetni. A kifizetést a pénztáros aláírásával, a pénz átvételét a felvevő teljes nevének kiírásával igazolja.
A pénztárban ideiglenes jelleggel sem lehet elismerendő nyugta (úgynevezett bón). A pénztáros (a gazdálkodó szervezet alkalmazottain kívül) csak személyazonossági igazolvány felmutatására fizethet, ilyen esetben a bizonylatra fel kell tüntetni a személyi igazolvány számát. A pénztáros szabályos meghatalmazásra is kifizetheti a másnak járó összeget, de ilyen esetben is az előzőekben leírtak szerint kell eljárni. A bevételezési bizonylatot 3 példányban kell kiállítani, az első példány a könyvelésé, a második a befizetőé, a harmadik pedig a tömbben marad.
A kiadási bizonylatot 2 példányban kell kiállítani, az első példány a könyvelésé, a második a tömbben marad. Mindkét bizonylatról kiállított tömböket a pénztáros őrzi.
Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása
Pénzt elszámolásra csak az alábbi célokra lehet kiadni:
- beszerzésre,
- kiküldetési költségre,
- kisebb kiadásokra (reprezentációs költség, postaköltség stb.)
Elszámolásra pénzt csak személyre szólóan és utalványozás alapján lehet kifizetni, melyen az összeg rendeltetése és az elszámolás véghatárideje is fel van tüntetve. Ha valakinek az elszámolási határidő lejárta előtt ismét szüksége van vásárlás miatt pénzre, úgy minden esetben az előzőleg felvett összeggel el kell számolnia, és csak akkor vehet fel ismételten.
Az elszámolásra kiadott összegekről nyilvántartást kell vezetni, melynek a következő adatokat kell tartalmaznia:
- a pénzt felvevő neve,
- a pénz felvételének időpontja,
- a kiadási pénztárbizonylat száma,
- a felvétel jogcíme (anyagvásárlás, üzemanyagköltség stb.),
- az elszámolásra felvett összeg,
- az elszámolás határideje,
- az elszámolás tényleges időpontja,
- a ténylegesen felhasznált összeg,
- a bevételi bizonylat sorszáma.
Ha az elszámolásra kötelezett a kitűzött véghatáridőig nem számol el, a pénztáros köteles azt az Egyesület elnökének haladéktalanul jelezni.
Egyéb nyilvántartások
Szigorú számadású nyomtatványokat nyilvántartásba kell venni:
- pénztárjelentés,
- kiadási pénztárbizonylat tömbök,
- bevételezési pénztárbizonylat tömbök.
A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a tömbök sorszámát, az igénybevétel és leadás dátumát, valamint az igénybevevő aláírását.